Superviseur, le maillon fort Superviseur, responsable d’équipe, coach, manager, etc. Mener une enquête sur ceux qui dirigent une dizaine ou une quinzaine de téléconseillers, téléopérateurs, télévendeurs ou téléacteurs – là aussi, les appellations sont nombreuses –, c’est entrer dans un labyrinthe d’appellations, de sigles, de fonctions, de formations, d’hommes. C’est découvrir un maillon essentiel du centre de contacts, un manager de proximité indispensable à toute structure de téléservices. Difficile de cerner toutes les facettes de ce métier dont la genèse est relativement récente. Et pour cause : le superviseur n’a pas qu’un seul visage. Formation, expérience, connaissances techniques et sectorielles, style de management, il y a presque autant de superviseurs qu’il y a de centres d’appels. Ceux qui cherchent la recette miracle pour transformer n’importe quel individu en superviseur de choc seront sans doute déçus : les témoignages et les observations recueillis dans le cadre de cette enquête sociologique (voire ethnologique), dans les allées du call center, dépeignent un portrait bien contrasté de ce métier. Animer une équipe, maîtriser les techniques de vente par téléphone, être capable de former une équipe de téléconseillers, gérer les plannings, les absences et les congés, veiller au maintien de la qualité de service, tenir à jour les procédures, être garant du respect des objectifs quantitatifs et qualitatifs, etc. telles sont les nombreuses tâches du superviseur. « Superviseur, c’est un poste à trois cent soixante degrés, explique Grégoire de Rouffignac, formateur chez Colorado Conseil et Formation. Le superviseur de centre d’appels est un expert métier, sa connaissance de la production et sa capacité à manager font de lui l’interface entre le personnel de terrain et les responsables de production. » PLANNING CHARGÉ, SOUPLESSE EXIGÉE Arrivé avant les membres de son équipe, le superviseur commence par consulter ses e-mails. Puis il fait un débriefing auprès des membres de son équipe, leur présente les résultats de la veille et les objectifs de la journée. Et dès que la production commence, la machine s’emballe, le rythme s’accélère. « La tendance actuelle est à la libération du temps consacré au travail administratif pour privilégier l’animation d’équipe, l’accompagnement et le coaching », note Arnaud Pottier-Rossi, directeur de clientèle Téléservices chez Sourcea. Néanmoins, dans la plupart des centres de contacts, le travail administratif fait encore aujourd’hui partie du quotidien des superviseurs. Gestion des absences – dans les call centers, le taux d’absentéisme est souvent élevé –, programmation des congés, gestion des plannings de présence ect....
LES SUPERVISEURS DES CENTRES D’APPELS PRENNENT LA PAROLE
Richard Voigt Responsable du département Front office ; 41 ans Orange
Vous avez gravi un à un les échelons de la relation client chez Orange... ?
J’ai commencé à travailler dans les centres d’appels pendant mes études de droit, d’abord chez Hertz pendant les vacances d’été. Après l’obtention de ma maîtrise et une fois mes obligations militaires remplies, je suis devenu téléconseiller à temps plein dans la même entreprise. Après deux ans, j’ai été nommé superviseur. Après sept ans passés chez Hertz, je suis entré dans le Groupe France Télécom en 1997 en tant que responsable d’équipe et j’y ai gravi les échelons. En 2002, j’ai participé à la création du Service clients Ile-de-France dédié à l’accueil des conseillers clientèle issus de la formation initiale. Depuis 2004, je suis responsable du département Front office.
En quoi consiste le métier de responsable d’équipe chez Orange ?
Chez Orange, le responsable d’équipe est responsabilisé, il est autonome. La notion d’équipe a tout son sens : Il est véritablement un manager de proximité pour son équipe. Conscients qu’il est important de puiser certaines bonnes pratiques en dehors de l’équipe, nous avons mis en place la démarche « Vis ma vie » : les départements échangent leurs responsables d’équipes pendant deux mois. Le responsable d’équipe encadre dix à douze téléconseillers. Sa principale mission est l’accompagnement de son équipe. Il les fait monter en compétences, veille à la qualité du traitement des demandes clients, transmet les informations, joue un rôle d’arbitre et les accompagne dans l’élaboration de leur plan de carrière. Le travail d’analyse représente également une grande partie de son travail. Il analyse les résultats de la veille, fait du reporting, de la planification, du pilotage, organise des réunions d’équipes. La formation est généralement dispensée par des formateurs, les responsables d’équipes ne se chargeant que de l’information ou des formations simples.
Virginie Ayrault Superviseur Phone Marketing
Quelles sont vos fonctions en tant que superviseur ?
Les missions d’un superviseur sont multiples : il s’agit de former, manager, écouter une équipe, tout en veillant au respect des procédures et des objectifs. À cela s’ajoutent plusieurs tâches d’analyse, de reporting et de planification, ainsi que de nombreuses écoutes nécessaires au maintien de la qualité des appels et de la motivation des téléopérateurs.
Quelles sont les difficultés que vous rencontrez dans ce métier
Ce métier demande beaucoup d’organisation pour gérer à la fois des missions liées au domaine du management d’équipes, des ressources humaines, de la gestion de projet, du contrôle qualité et de la relation client. Savoir gérer ses priorités est essentiel dans ce métier.
Quel(s) conseil(s) donneriez-vous aux personnes qui voudraient devenir superviseur en centre d’appels ?
C’est un métier qui demande de la motivation, de l’investissement et des qualités de communication. C’est avant tout un poste de manager nécessitant beaucoup d’écoute, de disponibilité et de diplomatie.
A contrario, quelles sont les satisfactions que vous apporte le métier de superviseur de centre d’appels ?
C’est un métier de communication et de management avant tout, être en contact avec des individus qui viennent chacun apporter leur savoir-faire, leurs expériences et leurs compétences est particulièrement enrichissant. De plus, c’est un métier qui permet d’être en contact avec tout type de secteur d’activité. Les clients peuvent appartenir au secteur de la santé, au secteur bancaire, agroalimentaire, industriel, tous sont concernés par l’évolution des téléservices.
L’organisation du travail du superviseur
Il représente le premier niveau hiérarchique de production et encadre un nombre important de collaborateurs. Son impact sur les résultats collectifs est donc signifi catif. Il assure en eff et le management de proximité d’une équipe de téléconseillers, et est responsable de : • la réalisation des objectifs quantitatifs de son équipe qui permettent à l’entreprise d’avoir une activité rentable et profi table • la réalisation des objectifs qualitatifs de son équipe qui permettent à l’entreprise de fi déliser ses clients • du bien être de chaque conseiller dans l’entreprise, qui permet de limiter l’absentéisme et le turnover Pour atteindre ses objectifs, le superviseur assume trois missions principales : • l’animation de l’équipe • le reporting de ses activités et de ses résultats • l’analyse des résultats individuels et la formation continue des conseillers de son équipe
L’animation
On entend par animation toutes les actions du superviseur tendant à émuler son équipe de conseillers. Ces actions sont physiques. Lorsqu’il anime, le superviseur est en mouvement, il est positif et entraînant. Ses paroles et ses gestes tendent à créer une ambiance de travail agréable et motivante pour son équipe. Il s’exprime à voix haute de manière à ce que toute son équipe l’entende. Nous reviendrons plus tard sur diff érents conseils et exemples d’animation.
Phase 6 – Traitement des objections
Le client peut émettre une ou plusieurs objections : il s’agit d’une démarche client/prospect logique. Le schéma suivant est celui que doit appliquer le téléconseiller : Écoute active et compréhension du client : Cet élément juge de la capacité du téléconseiller à laisser son interlocuteur s’exprimer, à lui témoigner de l’empathie, à aller dans son sens. Réponse appropriée et vivante : Le script présente l’exhaustivité des réponses à objection, charge ensuite au téléconseiller d’identifier la réponse pertinente par rapport à l’objection soulevée. Respect du nombre d’objections traitées : Le nombre des objections à traiter est fixe (deux au maximum). Au-delà, la démarche est considérée comme trop agressive envers le client.
Phase 7 – Concrétisation
Après avoir présenté l’offre et répondu aux éventuelles objections, l’appel se concrétise de manière positive ou négative. Les critères s’adaptent alors à la configuration de l’entretien. Concrétisation positive – le client a exprimé son accord : Accord verrouillé : Le téléconseiller doit s’assurer que le client a bien compris son engagement, en obtenant une réponse claire et franche. Modalités : Après verrouillage de l’accord, le téléconseiller doit indiquer toutes les modalités qu’implique l’accord : prise de rendez- vous, courrier récapitulatif, rappel du prix, etc. et utilise pour cela une formulation affirmative. Concrétisation négative – le client n’a pas exprimé son accord ou a exprimé son désaccord : Respect de la décision du client : Après deux objections et un refus, le téléconseiller se doit de respecter la décision de son interlocuteur. La concrétisation négative est alors validée par l’utilisation d’une phrase du type : « Très bien, je n’insiste pas... » Modalités : L’étape modalité dans ce cas lui permet notamment de préparer sa prise de congés de façon positive et avenante. Il doit suggérer à son interlocuteur de réfléchir à la proposition.
Phase 8 – Attitude de service
Avant de prendre congés, et afin de laisser une image positive à son interlocuteur, le téléconseiller adopte clairement une attitude de service.
Phase 9 – Prise de congés
La prise de congés doit être complète et personnalisée. Pour cela, elle doit obligatoirement intégrer : une reprise du nom de l’interlocuteur, les remerciements exprimés par le téléconseiller à son interlocuteur et une formule de salutation.
Phase 10 – Impression laissée
En complément des critères techniques, celui-ci correspond à l’impression laissée au client. Pour l’évaluer, le superviseur peut répondre à la question suivante : « en me mettant à la place du client, aurais-je trouvé cet appel professionnel ? Était-il facile à suivre ? Le conseiller était-il agréable, chaleureux ? »
RESSENTIS – BONUS/MALUS
Les points de bonus/malus doivent être envisagés dans un contexte pédagogique qui va permettre aux téléconseillers d’intégrer et d’appliquer des notions qui, du fait qu’elles reposent sur des attitudes et le travail de leur personnalité, sont plus difficiles à cerner et maîtriser que les phases de l’entretien. Vocabulaire Il est important que le vocabulaire au téléphone soit positif, professionnel, compréhensible et clair. C’est la base de notre métier : la communication commerciale au téléphone. Chaque écart de vocabulaire est sanctionné. Réactivité Le superviseur apprécie la pertinence de l’écoute et des mots utilisés par le téléconseiller sur l’ensemble de l’entretien.
informations extraites du livre Superviseur de centre d'appels de Charles-Emmanuel Berc, et Manuel Jacquinet Etude (broché). Paru en 09/2009
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